Utopija

Težko verjeti, ampak več kot polovica kolegov s faksa redno službeno potuje na (po mojem mnenju) nepotrebne službene poti. Dajmo pogledat, zakaj se mi zdi to jako neumno. Naraščajoča uporaba širokopasovnih povezav v podjetjih, pa tudi v gospodinjstvih, omogoča inovativnim podjetjem pozitivne substitucijske učinke na dveh do nedavnega neizogibnih stroških.

Med fiksnimi stroški je kandidat za izboljšavo strošek poslovnih prostorov, med variabilnimi pa potni stroški.

Eee, spletne konference?

Za začetek, spletne konference niso IM chati (Windows Live Messenger, Google Talk, Yahoo Messenger, AIM) ali IP klici z videom (Skype, SiOL komunikator). Med bolj glasnimi v svetu sta Microsoft Office Live in Adobe Acrobat Connect Professional. Za razliko od konferenčnega klica (ki včasih že zelo pomaga - jaz ga spet nimam vključnega, zoprno) lahko v spletnih konferencah pregledujete praktično vse oblike elektronskih dokumentov (da, word, excel tudi, seveda, slike in video, celo glasbo, da ne govorimo o cad skicah idr.). Za ekstra bonus lahko vse skupaj tudi posnamete v priročnem video formatu, tako da namesto interpretacije sestanka sodelavcem podate kar link na “sestanek”. Oh, IP & html…

Namišljen poslovni primer

Manjše podjetje (50 zaposlenih) posluje na treh lokacijah (da bo bolj domače: Ljubljana, Zagreb, Beograd), na posamezni lokaciji imajo v najemu 250m2 poslovnih prostorov in zaradi prepletenosti poslovanja po 4 zaposleni iz posamezne pisarne na tedenskih srečanjih usklajujejo tekoče posle.

Podjetje izvede študijo izvedljivosti (računalniki: imajo, internetna povezava: imajo) in ekonomske upravičenosti. Ker niso od muh, se odločijo za dražji paket, z vsemi funkcionalnostmi.

Ob uvedbo nove tehnologije podjetje hitro ugotovi, da lahko za nekatere zaposlene uvede delo na domu (50% zaposlenih izven pisarne prebije 85% delovnega časa, 25% okvirno 50% delovnega časa, prestali premalo, da bi se ukvarjali z delom na domu/pri naročniku), zato lahko za 40% zmanjšajo najeto površino poslovnih prostorov (in posledično stroškov), na preostalih 60% pa 1/3 preuredijo v “družabni kotiček”/prostor za srečanja zaposlenih, ki večino dela opravijo doma ali pri naročniku.

Za učinkovitejše poslovanje vsem zaposlenim dobavi širokopasovno povezavo na domu (rumeno, oranžno ali modro a kmalu zeleno), 20 izbranim pa tudi brezžično širokopasovno povezavo (rdečo seveda, je pač hitrejša).

Vodstvo podjetja hkrati ugotovi, da privarčevani čas (ni več rednih tedenskih službenih poti) lahko pametneje izkoristi in se odloči uvesti “razširjeni kolegij” vseh zaposlenih. Kljub temu, je časovna poraba v celotnem podjetju zgolj za 4% višja, kot je bila pred uvedbo inovacije, hkrati pa so izboljšali informiranost, komuniciranje in poslovno učinkovitost znotraj in med pisarnami!

Izračun

Zgoraj opisano podjetje na letnem nivoju z inovacijo privarčuje 137.400 € oziroma zniža stroške za 57%. Ne verjamete? Poglejmo, stroški prej 243 tisoč € (poslovni prostor: 250m2 x 3 lokacije x 10€/mesec x 12 mesecev/leto = 90.000€; potni stroški: 4 osebe x 4 izleti/mesec x 2 “pisarni” (pri eni se dobijo, drugi dve potujeta do nje) x 400€ potnih stroškov/osebo.pot x 12 mesecev/leto= 153.600€ in sestanek: 1 dveurni sestanek tedensko = 4 osebe x 3 pisarne x (povprečno) 8 ur/osebo = 96 ur) so za dobrih 137 tisoč evrov manjši od stroškov potem 106 tisoč € (poslovni prostor: 150m2 x 3 lokacije x 10€/mesec x 12 mesecev/leto = 54.000€; potni stroški: 4 osebe x “0″ izleti/mesec x 2 “pisarni” x 400 € potnih stroškov/osebo.pot x 12 mesecev/leto = 0€; spletna konferenca: enkratni strošek = 3.000€ + 50 oseb x 300€/ leto = 15.000€; sestanek: 1 dveurni sestanek tedensko = 50 oseb x “1″ pisarna x 2 ur/osebo = 100 ur; internet: fiksni širokopasovni dostop za 50 oseb x 40€/mesec x 12mesecev/leto = 24.000€ + brezžični širokopasovni dostop za 20 oseb X 40€/mesec x 12mesecev/leto = 9.600€).

Pod črto

Ovrednotil sem zgolj finančni vidik, ker je seveda tega najlažje izračunati (vatle zelo dobro razumemo) in kljub dejstvom, da vam fizičnega stika ne more izboljšati še tako dobra povezava in uporabniški vmesnik spletne konference, sem prepričan, da bo tole še hud biznis… ko bo kdo slišal zanj. Ampak to je že druga zgodba… zato pa piševa blog

V razmislek

Kaj se zgodi, če lokacije niso bližnje, temveč gre za malce večje razdalje… možni spil over efekti:

1. povečana produtivnost (namesto tedenskih srečanj se lahko “srečujejo” večkrat dnevno)
2. večja informiranost (srečanja so kot e-zapisi na voljo tudi udeležencem, ki v trenutku sestanka niso na voljo - ali so na drugem srečanju, na dopustu idr.)
3. …